Aby samodzielnie zorganizować wideokonferencję należy posiadać konto w systemie wideokonferencyjnym. Jeśli nie chcesz zakładać konta, możesz skontaktować się i skorzystać z pomocy lokalnych administratorów usługi w Twojej instytucji. Aby stworzyć konferencję:

• Zaloguj się do portalu wideokonferencyjnego http://vc.pionier.net.pl/
• Wybierz opcję „Rezerwuj” i przejdź do wybranego dnia (lub wybierz dzień spotkania w kalendarzu)
• Wybierz godzinę rozpoczęcia konferencji klikając na zieloną ikonkę ze znakiem „+” przy wybranej godzinie.
• W formularzu wypełnij pola obowiązkowe, niezbędne do utworzenia rezerwacji. Możesz również wybrać parametry opcjonalne.
  • Data (parametr obowiązkowy) – Data rezerwacji wideokonferencji w formacie DD-MM-RRRR. Wartość ustawiona automatycznie, można edytować.
  • Godzina rozpoczęcia (parametr obowiązkowy) – Czas rozpoczęcia wideokonferencji w formacie GG:MM. Wideokonferencja zostanie aktywowana dopiero o wyznaczonej godzinie, w związku z czym wcześniejsze próby dołączenia się do niej zakończą się odrzuceniem połączenia. Zalecane jest podanie nieco wcześniejszej godziny (np. 15-30 min), aby umożliwić uczestnikom ewentualne testy. Wartość ustawiona automatycznie, można edytować.
  • Czas trwania (parametr obowiązkowy) – Czas trwania wideokonferencji w pełnych godzinach (max. 8). Zaleca się doliczenie zapasu, bowiem konferencja przestanie być aktywna po upływie wpisanego czasu, zaś użytkownicy zostaną rozłączeni.
  • Nazwa wideokonferencji (parametr obowiązkowy) – >Nazwa wideokonferencji nie dłuższa nić 32 znaki. Nazwa będzie widoczna po połączeniu się z mostkiem wideokonferencyjnym, stąd powinna jasno sugerować temat lub nazwę projektu. Do podanej nazwy może zostać automatycznie dodany numer porządkowy. W takim przypadku docelowa nazwa wideokonferencji na mostku będzie miała postać: #nazwa#_#numer#. Numer porządkowy będzie można odczytać z tabeli informacji o wideokonferencji zaraz po złożeniu rezerwacji.Zaznaczenie opcji „Konferencja prywatna” spowoduje, że w portalu wideokonferencyjnym nazwa konferencji będzie niewidoczna dla innych użytkowników.
  • Układ graficzny (parametr obowiązkowy) – Domyślny układ rozmieszczenia obrazów z kamer uczestników. Sugerowany wybór to ustawienie automatyczne, które pozwala na najlepsze zagospodarowanie widoku wideokonferencji. Domyślny jest układ automatycznie dostosowujący się do ilości użytkowników z dużym widokiem aktywnego uczestnika.
  • Planowana liczba terminali (parametr obowiązkowy) – Planowana liczba dołączonych do wideokonferencji terminali i/lub aplikacji klienckich (max. 30)
  • Dodatkowy opis (parametr opcjonalny) – Dodatkowy opis wideokonferencji. Można tutaj umieścić informacje na temat zakresu tematycznego, przebiegu wideokonferencji, agendy, odnośniki do materiałów oraz wszelkie inne uwagi dotyczące spotkania.
  • Hasło (PIN) (parametr opcjonalny) – Hasło wideokonferencji (ciąg max. 4 cyfr) oznacza, że połączenie z wideokonferencją możliwe będzie dopiero po podaniu dodatkowego hasła / PIN. W ten sposób można zabezpieczyć się przed dołączaniem się przypadkowych osób.
  • Strumieniowanie (parametr opcjonalny) – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że możliwe będzie oglądanie przebiegu wideokonferencji poprzez przeglądarkę WWW (konieczny jest RealPlayer). Odnośnik do strony ze strumieniowaniem zostanie wygenerowany po utworzeniu konferencji.
  • Nagrywanie (parametr opcjonalny) – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że przebieg telekonferencji będzie rejestrowany i po zakończeniu telekonferencji będzie mógł być przekonwertowany do odpowiedniego pliku wideo.
  • Użyj bramki PSTN (parametr opcjonalny) – Umożliwia podłączenie do wideokonferencji z sieci telefonicznej.
  • Lista e-maili (parametr opcjonalny) – Lista adresów e-mail, do których wysłana zostanie informacja o konferencji.
  • Przypomnienie o konferencji (parametr opcjonalny) – Zaznaczenie tej opcji spowoduje wysłanie maila z przypomnieniem o wideokonferencji w dniu planowanego rozpoczęcia. Mail zostanie wysłany do wszystkich uczestników wideokonferencji.
• Zatwierdź dane
  • Jeśli wszystkie pola zostały wypełnione prawidłowo rezerwacja zostanie utworzona i wyświetlone zostanie podsumowanie. Do czasu rozpoczęcia parametry rezerwacji można zmienić lub rezerwację usunąć. Nie można edytować ani usuwać trwającej konferencji.
  • Jeśli któregoś z parametrów obowiązkowych brakuje lub jest błędny zostanie on podświetlony na czerwono.
• Prawidłowo założona rezerwacja zostanie umieszczona na liście aktualnych rezerwacji dostępnej z poziomu kalendarza. Do organizatora wysłany zostanie e-mail ze wszystkimi parametrami konferencji.